ニュースレターを郵送、あるいはメール便で送る際に、「宛名」をどうやって出力するかは、けっこう悩みの種ではないかと思います。

もちろん「宛名は手書きで!」というのもありですし、それはそれで受け取ったほうは“手書きで書いてくれている!”と思ってもらえるので、ここぞという時には手書きも良いかと思います。(宛名は印字していても、その人宛に一言添えるというのはかなり効果的だと思います)。

で、パソコンを使って宛名印字するには、なんらかの顧客管理ソフトが必要になってきます。例えば、

  1. エクセル(本来は表計算ソフトですが、住所録用に使っている人多数)
  2. データベースソフトファイルメーカー、アクセス等)
  3. 年賀状ソフト筆王筆まめ筆ぐるめ宛名職人を流用する)

などが使えます。

通販会社などでは顧客管理が命ですから、もっと適した専用ソフトやシステムがありますし、宛名印字にはそちらを使うことになると思いますが、ここでは日常業務のなかで顧客管理ソフトをそれほど使わない会社の場合として考えます。

このなかで最も多機能で汎用性が高いのは「データベースソフト」なのですが、いかんせん使いこなすには難しいです。私は以前勤めていた会社の業務でファイルメーカーを日常的に使っていたので、今でもかなりの頻度で使っていますが、いまでも限られた機能しか使っていません。

そこでお勧めなのが、「年賀状ソフト」です。私もニュースレターの宛名印字には「筆王」を使っています。これは自分が買ったPCに入っていたので、たまたま使ってみたのですが、

  • 送付履歴
  • グループ分け機能
  • 郵便番号入力で住所が自動入力
  • 宛名レイアウトのカスタマイズ

など、使ってみると便利な機能がたくさんあり今はかなり活用しています。しかもニュースレターだけでなく、年賀状も出せます(笑)。

今日のまとめ:
「高価なツールをわざわざ買わなくても、
手元にある道具を工夫して使おう!」

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